Emails

Xperience by Kentico consente di preparare email e modificarne i contenuti direttamente nel backoffice.

Prerequisiti e limitazioni

Per consentire al sistema di inviare email, sviluppatori e amministratori devono configurare:

• Canali email
• Uno o più client email per l'invio (ad esempio, un server SMTP o l'integrazione con SendGrid) 
• Content type per le email 
• Email template

Solo le email con gli intenti descritti in questa pagina possono essere gestite nel backoffice di Xperience. Altre email di sistema devono essere create dagli sviluppatori.

Canali email

Le email in Xperience vengono create e gestite all'interno dei canali email. Un singolo progetto può contenere più canali email, ciascuno incentrato su diverse strategie di contenuto, lingue e tecniche di coinvolgimento del pubblico. Ogni canale email ha un dominio di invio univoco, che rappresenta la tua azienda o il tuo brand, e viene utilizzato in tutti gli indirizzi del mittente per le email del canale. 

I canali consentono una chiara separazione delle email della tua organizzazione. Ogni canale email dispone di un'applicazione dedicata nel backoffice di Xperience, dove è possibile creare e inviare email.

Trovare email

Le applicazioni dei canali email possono contenere un gran numero di email. La barra di ricerca consente di trovare email con un nome o un content type che corrisponde al testo inserito. 

Puoi anche filtrare (Filter) l'elenco delle email per visualizzare solo i content type selezionati o gli elementi che contengono tag specifici.

Email e template

Le email create in Xperience sono composte da due content layer:

• Email templates – definiscono il layout generale delle email e aggiungono contenuto fisso, come un'intestazione o un piè di pagina. Un singolo template può essere riutilizzato per un numero qualsiasi di email. I template contengono macro che fungono da segnaposto per i campi degli email content type, oltre a elementi di sistema, come l'URL del link di disiscrizione di un'email regolare. Ogni email content type  ha un set di template consentiti che possono essere selezionati

• Emails – ogni email è basata su un template e un content type selezionati. Il contenuto dell'email viene aggiunto nei campi predefiniti dal content type scelto e poi visualizzato all'interno del template. Inoltre, ogni email ha campi di sistema per impostare proprietà standard, come l'oggetto e le informazioni sul mittente
  
  

Intenti delle email

Ogni email viene creata con uno dei seguenti intenti:

• Regular – email inviate come parte di una serie regolare ai destinatari iscritti. Consulta Inviare email regolari agli iscritti per informazioni dettagliate e istruzioni
• Form autoresponder – inviate automaticamente ai visitatori dopo che hanno compilato un form di contatto (Forms). Utilizzate anche per configurare l'iscrizione ai servizi marketing via email quando un link di doppio consenso (double opt-in) viene aggiunto al contenuto. Possono essere inviate come parte di un processo di automation che utilizza un trigger basato sull'invio di un form di contatto
• Confirmation – messaggi di conferma inviati agli utenti dopo che si sono iscritti o cancellati dai servizi marketing via email
• Automation – inviate da un processo di automation. Non possono essere inviate manualmente

Creare email

1. Apri un'applicazione del canale email in Xperience
2. Seleziona New email
3. Compila le proprietà dell'email: 
   • Name – il nome dell'email visualizzato in Xperience (ad esempio, quando selezioni una form autoresponder email per un form di contatto)
   • Email purpose – seleziona l'intento dell'email (consulta Intenti delle email). Per ulteriori informazioni sulla creazione di email regolari, consulta Inviare email regolari agli iscritti
   • Content type – seleziona il content type per la tua email
4. Seleziona Continue
5. Scegli un template di email appropriato per impostare i campi, il layout e il contenuto fisso dell'email
6. Seleziona Create
7. In modalità di visualizzazione Content, scrivi il contenuto dell'email
   • Ogni email contiene i seguenti campi: 
     • Subject – la riga dell'oggetto dell'email
     • Preview text – il breve testo che i destinatari vedono nella loro casella di posta dopo le informazioni sul mittente e la riga dell'oggetto. Si consiglia di mantenere il testo di anteprima tra 40 e 100 caratteri (i client di posta mostrano solo un numero limitato di caratteri). Il testo di anteprima si applica solo se il modello di email selezionato contiene un segnaposto posizionato adeguatamente
   • Altri content field dell'email sono disponibili a seconda del content type selezionato. Tipicamente, ci saranno uno o più campi in cui puoi utilizzare l'editor di testo avanzato per creare il contenuto dell'email
   • In molti casi, le email avranno campi che consentono di aggiungere contenuti selezionando reusable content item (blocchi di testo, immagini, ecc.). Consulta Content hub per saperne di più
     
     
     
8. Seleziona Save e poi Continue
9. Nel pannello Properties, seleziona un mittente o Sender (i mittenti sono predefiniti per il canale email) Seleziona Save nel pannello Properties

Quando crei una nuova email, questa non è immediatamente disponibile per l'invio. Per proseguire, devi modificare lo stato del workflow dell'email.

Ciclo di vita dell'email

Quando visualizzi un'email in un'applicazione del canale email puoi trovare lo stato attuale alla fine della navigazione nel percorso del backoffice e l'azione disponibile nell'angolo in alto a destra della vista.


Le email con intento Form autoresponder, Confirmation o Automation possono avere uno dei seguenti stati:

• (icona: una matita) Draft (Initial) – nuove email che non sono mai state pubblicate.
  Non possono essere inviate fino a quando non usi l'azione Publish per spostare l'email nello stato Published
• (icona: un check verde) Published – email pronte per essere inviate.
  Visualizzate come sola lettura e non possono essere modificate. Se desideri modificare l'email, usa l'azione Edit email per cambiare lo stato in Draft
• (icona: due pagine sovrapposte) Draft (New version) – email che sono già state pubblicate, ma una nuova versione è in fase di modifica.
  • Se il sistema deve inviare un'email mentre si trova nello stato Draft (ad esempio, un form autoresponder per form di contatto), vengono utilizzati i contenuti e le proprietà precedentemente pubblicati
  • Puoi modificare il contenuto o le proprietà dell'email e salvare (Save) le modifiche
  • Quando la modifica è completa, usa l'azione Publish per sovrascrivere il contenuto precedentemente pubblicato e tornare allo stato Published
  • Puoi tornare ai contenuti precedentemente pubblicati in qualsiasi momento. Espandi il menu a discesa delle azioni disponibili e seleziona Revert to published
• Custom workflow step – le email possono attraversare step del workflow personalizzati prima di essere pronte per essere inviate (tra lo stato Draft e Published). Per saperne di più su questi step, consulta la sezione workflow. L'email funziona come se fosse nello stato Draft fino a quando lo step del workflow non viene cambiato in Published

Le email con l'intento Regular vengono inviate una sola volta a un elenco specifico di destinatari e hanno un ciclo di workflow diverso. Consulta Inviare email regolari agli iscritti per ulteriori dettagli.

Modifica email

Quando modifichi un'email in un'applicazione del canale email, puoi passare tra le modalità di visualizzazione nel pannello delle opzioni a destra:

• Preview – visualizza una vista del contenuto dell'email come apparirà ai destinatari, incluso il contenuto fisso dell'email template. Qualsiasi testo dinamico nell'email appare come apparirebbe per un destinatario fittizio di nome John Doe
• Content – consente di modificare i campi del contenuto dell'email, nonché l'oggetto dell'email e il testo di anteprima. Mentre sei nella modalità di visualizzazione Content, puoi espandere i seguenti pannelli:
  • Properties – per regolare le proprietà dell'email, cioè l'email template e le informazioni del mittente
  • Plain text – per inserire la versione in testo semplice del contenuto dell'email. Il testo semplice deve combinare i contenuti di tutti i campi dell'email, nonché il testo statico contenuto nel template. Aggiungere il contenuto in testo semplice migliora la distribuzione delle email. Alcuni destinatari potrebbero preferire le email in testo semplice, e alcuni client di posta accettano solo il testo semplice
• Statistics – visualizza le statistiche tracciate per l'email, inclusi il numero di email inviate, le aperture delle email e i link cliccati. Queste statistiche sono anonime, raccolte senza collegare le azioni ai destinatari individuali. Consulta Tracciare le statistiche delle email
• Contact activities – visualizza le azioni eseguite dai singoli destinatari delle email, in particolare i clic sui link. A seconda dell'implementazione del progetto, le attività via email vengono registrate solo per i destinatari che acconsentono al monitoraggio, in base ai consensi. Questo può comportare discrepanze tra il numero di attività registrate e le statistiche complessive dell'email, che sono registrate in modo anonimo per tutti i destinatari

Aggiungere testo dinamico alle email

Le email consentono di includere pezzi personalizzati di testo in base alle informazioni conosciute sul destinatario.

1. Modifica l'email in un'applicazione del canale email e seleziona la modalità Content
2. Posiziona il cursore nel punto desiderato all'interno di un campo rich text e seleziona Insert Dynamic Text nella barra degli strumenti dell'editor
3. Compila:
   • Recipient attribute – seleziona l'attributo del destinatario che sarà visualizzato (First name, Last name o Email).
     • Per le email di tipo Regular e Confirmation, l'email tenta di ottenere i valori dell'attributo dal contatto che rappresenta il destinatario
     • Per le email Form autoresponder, gli attributi ottengono il loro valore dai campi corrispondenti del form inviato. Se i campi non sono disponibili per First name o Last name, l'email tenta di ottenere i valori dal contatto che rappresenta il destinatario
     • Per le email Automation, gli attributi ottengono i loro valori dai campi corrispondenti del form di contatto la cui compilazione ha attivato il processo di automation. Se i campi non sono disponibili, l'email tenta di ottenere i valori dal contatto elaborato
   • Backup text – testo mostrato ai destinatari che non hanno un valore disponibile per l'attributo selezionato
4. Seleziona Insert
   
   

Il contenuto dell'email ora contiene una porzione evidenziata di testo dinamico, che mostra l'attributo del destinatario selezionato. Non è possibile modificare il testo dinamico dopo che è stato aggiunto. Se è necessario apportare modifiche, elimina il testo e aggiungilo nuovamente con i valori richiesti.

Quando si inviano email a destinatari specifici, il sistema sostituisce il testo dinamico con le informazioni disponibili per il destinatario.

Inviare email in bozza

Puoi visualizzare in anteprima e testare le tue email inviando una versione in bozza (draft) a qualsiasi indirizzo.

1. Seleziona l'email in un'applicazione del canale email
2. Assicurati che non ci siano modifiche indesiderate nel contenuto dell'email. Il sistema salva automaticamente l'email quando invii una bozza
3. In modalità Content, seleziona Send draft dal menu a discesa nell'angolo in alto a destra della vista
   
   
   
4. Inserisci gli indirizzi email dove desideri inviare la bozza
   • Per impostazione predefinita, il campo To è già compilato con l'indirizzo email del tuo account utente
   • Puoi inserire più indirizzi email separati da punto e virgola (;)
5. Seleziona Send

Le email in bozza differiscono dalle email inviate normalmente nei seguenti modi:

• Il contenuto dell'email viene inviato in base all'ultimo stato modificato dell'email, anche se le modifiche non sono state pubblicate. Le email inviate normalmente contengono sempre la versione pubblicata del contenuto dell'email
• Le statistiche delle email non vengono tracciate per le bozze
• Poiché i destinatari non sono collegati ai contatti nel sistema, qualsiasi testo dinamico nell'email appare come se fosse per un destinatario fittizio di nome John Doe
• Alcune funzionalità, come i link di disiscrizione non sono funzionali nelle email in bozza

Clonare email

Quando crei nuove email, puoi risparmiare tempo riutilizzando il contenuto e le impostazioni di un'email esistente.

1. In un'applicazione del canale email, visualizza l'elenco delle email
2. Seleziona l'azione Clone accanto all'email che desideri riutilizzare
3. Seleziona Clone nella finestra di conferma

Puoi anche clonare un'email utilizzando il menu a discesa nell'angolo in alto a destra in modalità Content dell'email che desideri riutilizzare.

L'applicazione crea una nuova email con lo stesso contenuto e le stesse proprietà dell'originale. Modifica l'oggetto dell'email, il contenuto, il mittente e qualsiasi altra proprietà come richiesto.

Inviare email regolari ai destinatari iscritti

Le email regolari (Regular) offrono opzioni aggiuntive che consentono di inviare l'email a contatti in una lista di destinatari selezionata. 

Per informazioni dettagliate su questo scenario, consulta Inviare email regolari agli iscritti.

Inviare email Form autoresponder

Dopo aver creato una o più email Form autoresponder, puoi assegnarle all'autoresponder di un form di contatto:

1. Apri l'applicazione Forms in Xperience
2. Seleziona il form nell'elenco
3. Seleziona Autoresponder nel pannello delle opzioni a destra
4. Scegli un'email autoresponder dall'elenco
5. Seleziona Save

Ogni volta che un utente invia il form di contatto sul tuo sito web, il sistema invia automaticamente un'email con il contenuto e le proprietà specificate.

Impostare i processi di automazione

Se desideri configurare uno scenario email più avanzato quando viene inviato un form di contatto, puoi creare un processo di automazione nella scheda Automation. Questo ti permette di inviare una serie di email multiple, aggiungere intervalli di attesa o inviare email differenti in base a determinate condizioni.

I passaggi per l'invio delle email nei processi di automation supportano i seguenti intenti:

• Form autoresponder – per scenari in cui il processo è attivato da un form di iscrizione via email. Usa l'email Form autoresponder per inviare il link di doppia conferma (double opt-in link) necessario per confermare l'iscrizione. Tipicamente, questa è la prima email inviata dal processo di automation
• Automation – per tutte le altre email inviate come parte del processo di automation

Una volta completato e abilitato, il processo di automation viene attivato per qualsiasi utente che invia il form di contatto.